Место финансиста в "пищевой цепочке" автодилера

22 сентября клуб АвтоБосс провел долгожданную встречу финансовый директоров по теме: “Место финансиста в “пищевой цепочке” автодилера”. Собрались коллеги из России Казахстана и Беларуси. Более 55 слушателей посетили встречу на которой 6 спикеров ответили на вопросы: 

❔ Как организовать прозрачную и понятную систему взаимодействия между финансовой службой и бизнесом

❔ Как выстроить эффективную централизованную финансовую службу и какие ошибки при этом учесть

❔ Как финансовый директор влияет на чистую прибыль предприятия

Соведущей встречи стала Наталья Мамонтова - директор по экономике и финансам ГК Арконт. Наталья сразу отметила, что в компании АРКОНТ финансовая служба - очень важна, к ней прислушиваются и это, как раз, правильно! Начиналось все, конечно, с работы в эксель-таблице. Это как раз тот этап в компании, когда финансовой службы, по факту, нет. Есть бухгалтерия, которая и отвечает за все, связанное с финансам.Через несколько лет, учитывая рост компании и появление новые брендов в портфеле, возникла необходимость создания финансовой службы и выбора программы. В качестве программы выбрали 1С: УПП, на которой работают до сих пор, но версия, само собой, доработана.  Главное в компании то, что финансовая служба взаимодействует в холдинге наравне с генеральными директорами. Недавно в компании было принято решение взять нового человека на должность - специалист по внедрению проектов. Это как раз та связка фин. службы и IT, которая стала активно прослеживаться во многих компаниях. Для быстрого внедрения новых задач в компании АРКОНТ и появился такой специалист. Финансовый директор в компании работает через своего заместителя, а уже заместитель работает с дц. Децентрализован у компании только блок логистов, товароведов и КБ, все остальные отделы фин. службы централизованы. Функционал финансового директора - Наталья ежедневно просматривает аналитику и связывается по всем возникающим вопросам с бизнесом. Из всего функционала у фин. дира возникает 3 роли: финансовая, стратегическая и коммуникативная. Наталья детально рассказала про каждую из них. Особенно спикер отметила коммуникативную роль - она сейчас наиболее важна для сплоченной команды и успешной компании. В выступлении Натальи были детально раскрыты kpi всех отделов фин. службы и их функционал. Само собой, многие процессы в компании автоматизированы. Например, все отчеты ведутся в единой системе, у компании внедрены боты, в первую очередь на первичных платежных документах.

От компании ТОН-АВТО выступила Алена Тарасенко - заместитель генерального директора по экономике и финансам. Но сначала подключился генеральный директор компании - Александр Курылин. Приоритет компании - финансовая независимость. Гораздо проще покупать и строить за счет своих средств, потому компания стремится к капитализации, к высокому доходу. Фин. служба в компании централизована. Многие процессы автоматизированы и компания продолжает процесс цифровизации. На данный момент ТОН-АВТО делает упор на работу с банками, стоит цель автоматизировать предоставление отчетности для каждого из них. Алена отметила, что для компании важна интеграция бизнеса и управления. Отчеты в компании автоматизированы для управленцев разных отделов. Выгрузка осуществляется как можно чаще, чтобы понимать изменения рынка в течение месяца. 

Владимир Козадаев поделился своим многолетним опытом работы и показал самую эффективную структуру фин. службы, на его взгляд, которую он выстраивал годами. Взгляд Владимира больше отразил видение управленца, поэтому здесь важную роль играет интеграция, взаимодействие с бизнесом и помощь со стороны финансовой службы. Спикер отметил что в структуре компании может быть два блока: управляющая компания и бизнес-единицы. Финансовый директор относится к управляющей компании. Бизнес функции для фин. службы растут. Финансовый директор становится интегратором, он координирует разные задачи и ставит приоритеты. На сегодняшний день, фин. директор для управленцев и бизнеса - деловой партнёр, он поддерживает принятие бизнес-решений. Часто именно он принимает решения об автоматизации и IT. У многих компаний IT-специалисты находятся в подчинении фин. директора, это не очень правильно, по мнению Владимира и такие процессы стоит пересматривать. Важно понимать, что в настоящий момент, задачей фин. дира является - точное определение текущих координат и принятие стратегических решений по прогнозам. В автоматизации проблема №1 - поставить задачу так, чтобы она была понятна. Это также ложится на плечи финансового директора. Но прежде, чем автоматизировать, надо, по возможности, упростить и вычистить структуру управления. Чем она сложнее и запутаннее, тем хуже будет работать автоматика. С чего начинать автоматизацию? С того, что есть - хотя бы экселя.

Александра Озерянова - финансовый директор компании CarPrice. Александра отметила, что функционал должности фин. директора очень зависим от размера компании, отработав в бизнесах разного масштаба она видит это четко. Пример РОЛЬФа - «должная осмотрительность». Компания сильно децентрализована и решения принимаются на местах. Финансовому директору было важно убедить, что поставщиков надо проверять, что помимо конечной цены, услуги, товара есть много того, что может «случиться». Например, после налоговой проверки  будут штрафы, пересчёт налогов и тд. А значит надо сразу учесть эти риски.

Как взаимодействовать с бизнесом? 

1 - хорошая аналитика, которая устраивает и фин. службу и бизнес 

2 - постоянный поиск зон роста 

3 - отслеживание трендов и инноваций, внедрение их в бизнес 

Ядром системы отчетности является бухгалтерская программа. В неё данные попадают из различных операционных систем. Как правило, также есть BI система, где делаются ежедневные отчеты, которые нужны людям на местах. Очень важно чтобы все эти данные бились между собой. 

Павел Макаров - руководитель направления бухгалтерского учета и налогового консультирования ГК Автомир. Павел детально рассказал о том как компании Автомир удалось автоматизировать и централизовать отдел бухгалтерии. И что компания получила по итогу. Структура компании схожа с ранее предложенной Владимиром Козадаевым логикой холдингов (централизация-децентрализация). Компания провела следующие изменения - сократили число юрлиц, обновили структуру холдинга, перевезли ряда подразделений из Москвы в регион. Также изменился функционал главбуха. Теперь ему надо хорошо понимать программирование, систематизацию и автоматизацию. Пример - перевод бумаги в электронную форму. Для того чтобы автоматизировать бухгалтерию компания предполагала перевести все документы в электронный формат, но физически это было просто невозможно. Поэтому перевести в онлайн решили 80% документов. Также компания применила роботов: 

 ⁃ сверка внутренних сделок 

 ⁃ Сверка электронных документов с учетными базами по номенклатурно

 ⁃ Автоматическое внесение хозяйственных операций на основании скана 

 ⁃ Автоматический контроль интеграции операционных систем и систем учёта 

 ⁃ Автоматическое распознавание входящих платежей 

 ⁃ Автоматическое нахождение ошибок в оперативных базах

Алена Кретова - финансовый директор Атлант-М Боровая. Алена показала взаимодействие финансового отдела с бизнесом. Важным аспектом является - целеполагание. Каждый год в компании проводится стратегическая сессия с приглашенным тренером, где ставится план на 5 лет. Далее директор ДЦ приезжает к себе и проводит сессию со своим персоналом. С прошлого года ввели такую практику, как менеджмент репорт - финансовые директора каждого дц встречаются с акционерами и происходит своего рода “опыление”, где коллеги показывают друг другу “темные” места, на которые стоит обратить внимание. Единая точка ввода - SAP, кроме расходов. Расходы отправляются отдельно. Также через SAP видно, имеет ли клиент дебиторскую задолженность. Если клиент в чёрном списке, это тоже подсвечивается и с ним не работают.

Александр Мещеряков - финансовый директор Челябинского филиала, куратор отдела по разработке и внедрению систем ГК САТУРН. Александр дал слушателям следующую информацию: 

 1. Важно понимать чем занимается бухгалтерия и финансовый отдел. Это разные задачи! 

 2. Результаты рассчитываются еженедельно для собственника и внутри компании отслеживаются ежедневно. 

 3. ФОТ АУП и ХОЗ разделяется пропорционально прямому ФОТ. 

 4. Затраты по рекламе составляют большую часть расходов предприятия. Александр рассказал как компании удаётся сокращать и регулировать эти затраты. 

 5. Документ «рекламная компания» распределяет арендованные сущности по подразделениям бизнеса и формирует медиа план/факт. 

 6. Александр показал детальный отчёт, который активно используется топ. менеджментом компании и на котором видны все показатели.

Все спикеры ответили на вопросы слушателей, дали необходимые инструменты для работы финансового директора и постарались определить:

• Роль финансового директора в дилерском предприятии
• Точки его взаимодействия с бизнесом
• Необходимость централизации и автоматизации финансовой службы